Comment bien collecter toutes ses pièces comptables ?

Les pièces comptables s’amoncellent ? Votre porte-monnaie s’engorge de reçu de carte et de tickets de caisse ? Le vide-poche de votre voiture déborde de tickets d’essence ? Votre bureau est recouvert de factures et vous ne savez plus lesquelles ont déjà été payées ?

Il est temps de trouver un bon système d’organisation.

Boites à factures

Un bon système de classement qui a fait ses preuves est d’investir dans 4 boîtes de rangement, des classeurs et des pochettes plastique.

Libellez les boîtes de la façon suivantes :

1. Factures reçues (fournisseurs) : c’est là que vont toutes les factures en attente d’être payées
2. Factures reçues payées : une fois la facture payée, elle passe de la première à la deuxième boite. Et en fin de mois, toutes les factures sont saisies dans la compta et sorties de la boîte pour être archivées dans le classeur à factures.

Même système pour les factures que vous envoyez :

1. Factures émises : une copie de chaque facture émise est placée dans cette boîte. Vous contrôlerez régulièrement vos états bancaires pour faire le suivi de vos encaissements. Lorsque le client paye sa facture, vous passez la facture dans la boite suivante.
2. Factures émises payées : là encore, en fin de chaque mois, vous sortez toutes les factures de cette boîte et vous les saisissez dans votre compta avant de les archiver dans le classeur à factures.

Les pochettes en plastique servent à collecter toutes les notes de frais par personne et par mois. A la fin de chaque mois, vous sortez tous les justificatifs et vous assurez qu’ils sont saisis dans votre compta. Ensuite, vous pouvez les remettre dedans et fermer la pochette avec un trombone ou un morceau de scotch. Ensuite, cette pochette peut être archiver dans le classeur avec les factures.

Classeurs

Pour les classeurs, on opère de la même manière :

• Un classeur pour les décomptes bancaires et les décomptes de cartes
• Un classeur pour chaque caisse
• Un classeur pour les factures où l’on classe les factures une fois qu’elles ont été payées et saisies
• Un classeur pour les contrats de travail, les fiches de salaire et les charges sociales si vous avez des employés
• Un classeur pour les frais, que l’on peut subdiviser par personne et/ou par mois
• Un classeur pour toutes les assurances (note : la plupart des compagnies d’assurance proposent aussi un espace sécurisé où vous retrouvez toutes ces informations en ligne)
• Un classeur pour les déclarations d’impôt et les déclarations de TVA
• Un classeur pour tous les autres documents importants : statuts, compte-rendu AG, contrat fournisseurs ou clients, etc.

Et vous? Faites nous savoir si vous avez un autre système qui fonctionne 🙂

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