Qu’est-ce qu’une pièce comptable ?

Nous enregistrons, en comptabilité, les transactions commerciales sur la base de pièces comptables, qui constituent la base physique. De plus, nous conservons généralement ces pièces comptables comme éléments probants lorsque les vérificateurs examinent ultérieurement les états financiers d’une société et doivent vérifier que les opérations ont effectivement eu lieu. En détails, elles contiennent généralement les informations suivantes :

• Une description d’une transaction commerciale
• La date de la transaction
• L’identité de la personne morale ou physique ayant émis la facture et celle l’ayant reçue
• Un montant, ainsi généralement que le montant de la TVA
• Une signature d’autorisation

De nombreuses pièces comptables sont également estampillées pour indiquer une approbation, ou pour indiquer la date du jour ou les comptes à utiliser pour enregistrer l’opération sous-jacente.

Une pièce comptable ne doit pas nécessairement être un document papier. De ce fait, il peut également s’agir d’un document électronique, tel qu’un registre électronique des heures travaillées par un employé, entré dans le système de comptabilisation du temps de l’entreprise au moyen d’un téléphone intelligent.

Exemples de pièce comptable

Voici des exemples de documents sources et d’opérations commerciales connexes qui figurent dans les documents financiers :

• Relevé bancaire. Il s’agit d’un certain nombre de rajustements au solde comptable de l’encaisse d’une société que la société devrait consulter pour aligner ses registres sur ceux de la banque.
• Ruban de caisse enregistreuse. Ceci peut être utilisé comme preuve de ventes au comptant, ce qui appuie l’enregistrement d’une transaction de vente.
• Reçu de carte de crédit. Cela peut servir de preuve pour un déboursement de fonds provenant de la petite caisse.
• Images de contrôle de boîte postale. Ces images appuient l’enregistrement des rentrées de fonds des clients.
• Bordereau d’emballage. Celui-ci décrit les articles expédiés à un client et prend ainsi en charge l’enregistrement d’une transaction de vente.
• Commande client. Ce document, lorsqu’il est couplé à un connaissement et/ou une liste de colisage, peut être utilisé pour facturer un client, ce qui génère à son tour une transaction de vente.
• Facture fournisseur. Il s’agit d’un document source à l’appui de l’émission d’un paiement en espèces, par chèque ou par voie électronique à un fournisseur. Une facture fournisseur prend également en charge l’enregistrement d’une dépense, d’un article en stock ou d’une immobilisation.
• Carte de temps. Cela appuie l’émission d’un chèque de paie ou d’un paiement électronique à un employé. Donc, si les heures de travail des employés sont facturées aux clients, il prend également en charge la création des factures clients.

Exemple

Une entreprise exerce des activités de conseil. Elle accumule des données sur les heures de travail à partir des feuilles de temps des employés, qui sont ensuite incluses dans les factures des clients, ce qui donne lieu à la création d’une transaction de vente et de comptes débiteurs. Ainsi, dans cette situation, la feuille de temps est le document source d’une transaction de vente.

Il existe un certain nombre de contrôles possibles qui peuvent être utilisés pour réduire le risque que les documents sources ne soient pas correctement enregistrés dans un système comptable.

La difficulté est donc d’avoir une bonne procédure pour s’assurer qu’aucun de ces documents ne se perde et que votre comptable ait bien toutes les informations à disposition.

Divers règlements exigent que certains documents sources soient conservés pendant un certain nombre d’années. Donc, il peut également être prudent de conserver ces documents indépendamment de la réglementation, ne serait-ce que pour fournir des preuves en cas de poursuite judiciaire ou pour offrir un meilleur service à la clientèle.

Il est aussi important d’avoir une politique de destruction des documents qui contrôle strictement la dématérialisation, le déchiquetage ou toute autre forme d’élimination physique des pièces comptables après la durée légale de conservation.